没有项目经理喜欢通知客户他们的项目超出了预算。尽管如此，许多企业都处于这种情况：根据最近的数据，只有43%的公司按时或按预算完成项目。
预算始终是一个困难的过程 – 最终数字必须考虑到缓冲区而不会过火 – 但在敏捷环境中这样做可能要困难得多。敏捷预算和预测需要与传统瀑布式项目管理拥有不同的策略，其中范围是预先确定的。敏捷最大的资产之一是它的适应能力，因为一个项目可能会快速而频繁地发展，并且目标可能会有所不同。那么，如何在最终目标变更开始时在商定的预算内产生结果呢？
为了减少超支的风险，创建现实但灵活的预算、保持可持续和清晰的时间表并不断重新确定功能的优先级至关重要。改变客户对预算编制过程的看法也至关重要。解除这些障碍将提高最终输出的质量，同时也增加了按时完成项目的机会。以下是经验丰富的敏捷项目经理为帮助您实现目标提供的建议。
建立背景和期望
在与任何客户合作进行项目时，第一步应该要确定并商定“什么”，更重要的是，还要确定“为什么”。
Anuj Datta是一名项目总监和业务管理顾问，曾为大型金融服务公司管理预算，他总是决定客户开发产品或服务的原因。他声称这是至关重要的，因为客户想要的可能不是他们真正需要的。“假设他们想要一辆法拉利，但如果他们只需要从A点到B点旅行，那么制造滑板车或许会更便宜，更简单。”
他补充说，您还必须了解客户的最终用户是谁。了解他们想用产品做什么以及他们为什么要完成它可以帮助您专注于价值，设定项目目标，并推动利益相关者实现共同目标。
如果客户一开始就决定使用预先确定的支出估算，请询问他们为什么一定得是这个预算。例如，如果他们的预算是基于竞争对手的预算，您可以指出两家公司的资源可能会有所不同。如果客户基于以前的项目，请考虑可能导致成本差异的元素。这将帮助您确定在客户的预算框架内是否可以实现预期目标，并与他们一起进行任何调整。
您应该根据他们想要生产的产品提供多种可能性，并提出基于两个或三个选项的范围：MVP、可扩展产品以及一个正是他们试图实现的选项。
最后，通过确保您的客户了解敏捷理想来定义期望。使改变成为流程中预期和可接受的部分，这可帮助在未来带来更大的灵活性。如果对可能需要额外支出的功能有疑问，项目管理专家和经验丰富的敏捷思想家Andrew Lester建议尽可能坦率：“您必须掌握所有因素，并与客户进行演示和讨论。
了解您可以采取的措施并随时进行调整
我们很难预测一个项目将如何展开。但是，作为敏捷项目经理，您可以使用可能有助于提高成本估算准确性的信息。
敏捷团队采用多种估算方法来评估每个需求的范围、风险和复杂性，并在掌握所有客户需求之后，再开始执行项目。分析完所有任务后，项目经理可以根据冲刺的长度和数量以及团队规模和成本来估计项目所需的总时间和金钱。
Datta说，“敏捷的一个奇妙元素是，您通常会（但并非总是）有一个固定的团队，所以您可以在某种程度上预测每个冲刺将花费多少员工资源。”在某些项目的冲刺之间，员工可能一直被调职，但将您的资源只投入到一个项目是保证您不会失去控制的绝佳方法。
使用团队的日费率计算项目每个步骤的支出。例如，如果实体店的登陆页预计需要 4 周时间才能完成，而您的团队每周收费 10，000 美元，那么您可能需要预算 40，000 美元来开发登陆页。保持预算控制需要随着项目的进展跟踪速度。根据为众多大型机构管理项目的敏捷转型专家Jon McGowan的说法，它将帮助您评估您的初步估算是否正确或需要更改。
Lester对此表示赞同：“如果您的速度在几个冲刺后并没有达到您最初的预期，您可以与客户一起做出选择：缩小范围并保持预算不变，或者增加工程师来提高速度，但预算或许得增加。”
“随着项目的进展，敏捷战略变得更加现实，”他说。“您应该能够看到您将如何在三分之一到一半的时候达到目标。为了保持预算，您的运行率必须保持不变。”
确保客户保持参与在整个过程中
一旦与客户商定了预算和结果，在项目推进过程中保持沟通至关重要。与客户合作是敏捷流程的重要组成部分，但一些团队忽略了定期请求客户反馈。团队，尤其是那些刚接触敏捷的团队，可能会采取瀑布式方法，他们以为自己已知道客户想要什么，因此只在项目结束时再次与他们联系以展示最终产品。由于范围蔓延等问题，缺乏沟通大大增加超出预算的危险。
您可以通过频繁地与客户联系来保证项目的进度，最好是在每次冲刺之后。如果有其他需求，可以在过程中加以满足，而不是在项目结束时才将其包括，那时候预算已被耗尽了。
“客户想要的东西可能会改变，因为他们看到我们所提供的东西，其他事情也会慢慢浮在表面上，”Datta 补充道。“在每个冲刺结束时，当您向客户演示时，他们的评论可能会帮助您确定积压工作的优先级并决定添加或删除功能。”
根据Lester的说法，在修改范围时，关于优先级的输入尤其重要：“如果您决定修复预算但改变范围，那么您应该只完成最高优先级的工作。”
即使您的速度按计划进行，也可能需要更改项目的范围。某些产品功能可能会比预期的更复杂，并且需要额外的工作、时间和金钱。为避免超支，必须审查项目目标和产出。
根据McGowan的说法，您的客户还应该认识到范围灵活性的必要性：“这可能意味着删除特定的故事情节，但它将帮助您按时完成项目和确保在预算内。这与设定范围的瀑布项目有很大不同。将固定范围的项目章程强加给敏捷团队是一个典型的绊脚石，它消除了任何灵活性。”
让客户了解情况的一种方法是为他们提供燃尽图的的访问权限，这使他们能够查看项目进度，包括已完成的内容以及剩余的冲刺数量。这将使他们更好地了解他们的钱被花在什么地方。
预算管理
管理敏捷项目预算的关键是利用您所知道的，同时承认和允许您所不知道的。利用您拥有的知识来确定什么是可行的，考虑到您可用的时间、才能和金钱，但要保持灵活的心态和开放的沟通，以实现真正的敏捷性。您可以通过建立合适的期望、指导您的客户和团队以及根据需要修改目标来完善这种平衡行为。
这篇关于敏捷预算和预测的文章是我们专家提供的最佳建议，以创建成功的方法，并在项目开始时明确定义期望。这可确保最终产品符合客户要求、用户要求和预算资源。
